Har du tapt en anbudskonkurranse? Dette bør du gjøre som entreprenør

Adobe stock

For mange entreprenører – særlig små og mellomstore aktører i anleggsbransjen – er det både tid- og ressurskrevende å delta i offentlige konkurranser. Når du ikke når opp, kan det føles som om alt arbeidet var forgjeves. Men et tapt anbud betyr ikke at alt er bortkastet – tvert imot er det en gyllen anledning til å hente læring. Du kan også be om innsyn og eventuelt klage dersom noe ikke har gått riktig for seg.

Her går vi gjennom hva du bør gjøre – steg for steg – når du mottar tildelingsbrevet og ikke er tildelt kontrakten.

1. Les tildelingsbrevet nøye

   Når oppdragsgiveren har besluttet hvem som skal tildeles kontrakten, får alle tilbydere tilsendt en tildelingsmeddelelse. Dette dokumentet skal inneholde informasjon om hvem som har vunnet, og hvorfor. Du får også vite hvilken score ditt tilbud fikk på de ulike tildelingskriteriene, og hvordan det står i forhold til vinnerens tilbud. Du bør altså lese brevet nøye.
   
   I brevet oppgis det også en karensperiode på minimum 10 kalenderdager – hvor oppdragsgiver må vente med å signere kontrakten. Det er i løpet av denne perioden du har mulighet til å klage eller be om nærmere begrunnelse. Det er derfor viktig å handle raskt og strukturert.
   
   Det er forøvrig verdt å merke seg at selv om det ikke er et krav om begrunnelse, meddelelse og karensperiode i konkurranser etter del I, så bør det i praksis ofte gjøres for å overholde prinsippene om likebehandling, forutberegnelighet og etterprøvbarhet i loven.
   

2. Be om nærmere begrunnelse

   Dersom begrunnelsen i tildelingsbrevet er overfladisk, generell, eller vanskelig å tolke har du rett til å be om en mer utdypende forklaring. Det er i mange tilfeller nettopp her man får de viktigste læringspunktene, fordi man får mer detaljert informasjon om hvordan tilbudet er vurdert – både på pris, gjennomføringsevne, organisering og eventuelle kvalitative kriterier.
   

   Be konkret om en utdypning av evalueringen, særlig på de kriteriene der du fikk lavere score.. Hold en profesjonell tone, og forklar gjerne at du ønsker innsikten for å kunne forbedre fremtidige tilbud.
   

3. Evaluer eget tilbud

   Etter at du har mottatt begrunnelsen for hvorfor du ikke nådde opp, bør du gjøre en intern gjennomgang av tilbudet dere leverte. Hva kunne vært tydeligere? Var dokumentasjonen god nok? Svarte dere på det oppdragsgiver faktisk ba om – eller brukte dere standardformuleringer? Var prisen konkurransedyktig? Dette handler ikke om å lete etter syndebukker – men om å identifisere forbedringspunkter. Det kan ofte være små nyanser som avgjør hvem som får god score, og det kan være vanskelig å se egne svakheter når man står midt i tilbudsfasen.
   

   Sammenlign det du leverte med det vinneren fikk uttelling for. Hvis det er store sprik, og du fortsatt ikke forstår hvorfor, bør du vurdere om det kan være grunnlag for å klage.
   

4. Vurder om det er grunnlag for klage

   Dersom du etter gjennomgangen mener at oppdragsgiver har gjort en feil, har du flere muligheter. Det mest naturlige er å begynne med en skriftlig klage direkte til oppdragsgiver. Dette bør gjøres innenfor karensfristen, og meldingen bør inneholde en klar og saklig redegjørelse for hva du mener er galt.
   
   Typiske klagegrunner kan være:

   • Tildelingskriteriene har ikke vært fulgt slik de var beskrevet

   • Vinneren skulle vært avvist på grunn av manglende dokumentasjon

   • Evalueringen bygger på feil eller misforstått faktagrunnlag

   • Du har fått lav score uten saklig begrunnelse
     

   Dersom oppdragsgiver ikke tar klagen til følge, har du to juridiske muligheter videre:

   1. Klage til Kofa (Klageorganet for offentlige anskaffelser):
   Dette er en skriftlig klage som behandles administrativt. Kofa kan uttale seg om regelbrudd, men de har ikke myndighet til å stoppe kontrakten. Klagen koster 1000 kroner, og kan være nyttig for å få en prinsipiell vurdering av saken.

   2. Begjæring om midlertidig forføyning:
   Hvis du mener at oppdragsgiver er i ferd med å inngå kontrakt i strid med regelverket, kan du ta saken til tingretten. Da må du dokumentere hvorfor tildelingen er feil, og be retten om å stoppe kontraktsinngåelsen. Dette er et mer omfattende skritt som krever juridisk bistand, men det kan være nødvendig i saker hvor det står mye på spill.
   

5. Lær og forbedre deg til neste gang

   Selv om det viser seg at oppdragsgiver har fulgt regelverket og det ikke er grunnlag for klage, sitter du nå med verdifull innsikt i hvordan tilbudet ditt ble vurdert. Mange bruker ikke denne muligheten godt nok.

   Et tapt anbud bør være utgangspunkt for forbedring. Kanskje kan tilbudsoppsettet forbedres? Kanskje bør du legge mer arbeid i å svare tydelig og konkret på tildelingskriteriene? Eller kanskje trenger du bedre rutiner for å dokumentere erfaring, nøkkelpersonell eller metodevalg?

   Flere entreprenører velger også å hente inn ekstern bistand for å kvalitetssikre sine tilbud i fremtidige konkurranser.

   Trenger du hjelp?

Har du tapt en konkurranse og trenger hjelp til å se på om alt gikk riktig for seg? Eller ønsker du hjelp for å gjøre ting bedre neste gang?

Jeg bistår entreprenører med å forstå regelverket, vurdere tildelinger og forbedre tilbudene sine. Enten du har tapt en konkurranse og lurer på hva som skjedde – eller ønsker hjelp til å lykkes neste gang – er du velkommen til å ta kontakt.