Forhandling i tilbudskonkurranser
Det å forstå og mestre forhandlinger i en tilbudskonkurranse kan være avgjørende for å vinne en kontrakt. Selv om mange offentlige anskaffelser skjer gjennom åpne anbudskonkurranser (dvs. uten forhandlinger), gir forskrift om offentlige anskaffelser mulighet for forhandling i visse konkurranseformer, blant annet tilbudskonkurranser. Dette gir både oppdragsgiver og deg som leverandør mulighet til å optimalisere tilbudet og sikre best mulig avtale.
Hva er forhandlinger i tilbudskonkurranser?
Konkurranser med forhandlinger gjennomføres på en annen måte enn anbudskonkurranser. Mens anbudskonkurransen avgjøres på bakgrunn av leverandørenes tilbud slik de fremstår ved tilbudsfristens utløp, skal oppdragsgiveren forhandle med leverandørene etter den innledende tilbudsrunden i en konkurranse med forhandlinger. Dette innebærer at oppdragsgiver og én eller flere leverandører diskuterer tilbudene for å forbedre dem før kontraktstildeling. Avhengig av størrelsen og kompleksiteten til prosjektet kan dette gjennomføres på alt fra noen timer til flere dager eller uker. Forhandlingene kan gjennomføres både fysisk og digitalt. Som oftest gis det tid mellom rundene til å jobbe med endringer i tilbudet, men det kan også i sjeldnere tilfeller forekomme at oppdragsgiver ønsker å bli enig over bordet. Forhandlingene avsluttes (forhåpentligvis) ved at et nytt revidert tilbud leveres.
Hvorfor gjennomføres forhandlinger?
Hvorfor ønsker oppdragsgiver å gjennomføre forhandlinger? Er formålet å tyne prisen maksimalt og få så mye som mulig for så lite som mulig, på leverandørens bekostning? Nei, det er nok ikke dette som er motivasjonen, selv om det sikkert kan forekomme i enkelte tilfeller. Oppdragsgiver vil gjerne ha flere grunner til å forhandle om tilbudene. Noen av disse kan være:
Optimalisere pris og kvalitet – Oppdragsgiver kan få et bedre tilbud både økonomisk og kvalitetsmessig.
Redusere risiko – Uklarheter i tilbud kan avklares for å sikre en mer forutsigbar leveranse.
Tilpasning til behov – Leverandører kan justere sine løsninger for bedre å møte oppdragsgivers behov.
Effektiv ressursbruk – Gjennom dialog kan både oppdragsgiver og leverandør unngå feil og misforståelser som kan føre til ekstra kostnader senere.
Kort fortalt er som oftest oppdragsgivers største ønske at et prosjekt gjennomføres til avtalt (og riktig) pris og kvalitet. Her spiller forhandlingene en viktig rolle i å luke vekk usikkerhet og uklarheter slik at man får en pris og gjennomføring som gjenspeiler arbeidet som faktisk skal utføres. Greier man å få til dette så vil det dukke opp langt færre overraskelser i byggefasen og alle får et mye mer behagelig prosjekt. Forutsigbarhet er noe en oppdragsgiver verdsetter høyt.
Et typisk spørsmål fra oppdragsgiver går ut på om det er avklaringer de kan bidra med som kan gjøre deg i stand til å senke prisen på arbeid med usikkerhet knyttet til seg. Dette kan være i form av at noe av risikoen overføres til oppdragsgiver eller at du får bedre informasjon. Du som leverandør kan også utfordres på om det er andre måter arbeidet kan gjennomføres på enn det du i utgangspunktet har tilbudt, men dette må selvsagt være innenfor rammene av anskaffelsen og ikke føre til at forutsetningene forandres.
Hva må leverandører tenke på?
Forhandlinger gir en gyllen mulighet til å forbedre tilbudet, men det krever at du legger en innsats i forberedelse og strategi. Stiller du uforberedt og tenker at du skal ta ting på sparket kan det slå veldig uheldig ut. Her er noen viktige punkter du bør tenke på:
Forstå konkurransegrunnlaget
Sett deg grundig inn i oppdragsgivers behov og krav.
Se over grunnlaget en gang til og se om det er steder hvor du er usikker på hva oppdragsgiver mener.
Vær bevisst på hvilke deler av tilbudet som kan forbedres innenfor rammene av konkurransen.
Definer en forhandlingsstrategi
Fordel roller i forhandlingen. Hvem hos deg stiller i møte, hvem har beslutningsmyndighet og hvem skal svare på spørsmål?
Identifiser hva du kan/ønsker å justere i tilbudet (pris, kvalitet, gjennomføringstid osv.).
Ha en tydelig strategi for hva du ønsker å oppnå.
Vær godt forberedt
Forbered argumentasjon for hvorfor dine løsninger er best.
Ha klart for deg hvor du har priset inn risiko som oppdragsgiver kan bidra til å redusere.
Ha en tydelig forståelse av dine egne kostnader og hvilke marginer du kan jobbe innenfor.
Dokumenter endringer
Eventuelle endringer må være i tråd med anskaffelsesregelverket og dokumenteres skriftlig.
Sørg for at alle endringer kommuniseres tydelig og forståelig. Vis at/hvor du faktisk har gjort forbedringer.
Behold profesjonell dialog
Vis forståelse for oppdragsgivers behov og utfordringer.
Vær løsningsorientert og samarbeidende.
Hold tonen sivilisert og ha kontroll på dine reaksjoner til oppdragsgivers utspill.
Vanlige feil i forhandlinger
Selv erfarne leverandører kan trå feil i forhandlingsprosessen. Feilene er kanskje ikke engang åpenbare nok til at du tenker over at de kan ha påvirket resultatet, men det kan de fort ha gjort. Noen vanlige fallgruver inkluderer:
Dårlig forberedelse – Manglende innsikt i konkurransegrunnlaget eller egne kostnadsstrukturer.
Mangel på strategi - Du vet ikke hva du ønsker å oppnå eller hvordan du skal jobbe for å komme dit.
Overforhandling – Å presse prisene for langt kan svekke kvaliteten og gjøre leveransen ulønnsom.
Manglende fleksibilitet – Du er ikke være villig til å justere løsninger etter oppdragsgivers behov, hvilket kan svekke konkurranseevnen.
Dårlig dokumentasjon – Utydelig eller mangelfull skriftlig kommunikasjon av endringer kan føre til problemer senere.
På generelt grunnlag ser man at manglende tid og fokus i forberedelsesfasen er noe som mange entreprenører sliter med. Dersom du ikke setter av nok tid i forkant av forhandlingene vil du fort møte på problemer på flere av punktene som er nevnt over. Manglende erfaring med forhandlingsprosessene, eller lite innsikt i hvordan de bør håndteres er også noe som gjør at mange mindre og mellomstore entreprenører kommer dårligere ut enn de kunne ha gjort. Dersom det gjelder deg bør du prioritere å øke kompetansen på området eller få hjelp av noen med denne kompetansen i noen forhandlinger for å lære.
Oppsummering
Forhandlinger i en tilbudskonkurranse er absolutt ikke noe du bør frykte - det byr heller på en stor mulighet dersom du vet å utnytte det til din fordel. Forhandling gir deg en mulighet til å optimalisere tilbudet og sikre bedre kontrakter. Ved å forstå konkurransegrunnlaget, ha en klar strategi og være godt forberedt, kan du bedre dine sjanser for å vinne kontrakter i en stadig mer konkurranseutsatt bransje. Andre tildelingskriterier enn ren pris får i dag økende betydning for utfallet av konkurranser og rommet for å forbedre tilbud via forhandlinger er slik sett blitt mye større. De som mestrer dette best vil kunne få en betydelig fordel over de som ikke gjør det.
Har du har behov for bistand med forhandlinger? Ta kontakt, så kan vi se på det sammen.