Hvordan lykkes med offentlige anbud
Å vinne offentlige anbud kan være en krevende prosess, men med riktig tilnærming kan du øke sjansene dine betraktelig. Her er noen strategier som hjelper deg å lykkes med offentlig anbud:
1. Forstå konkurransegrunnlaget
Les konkurransegrunnlaget grundig og forstå hva oppdragsgiveren ber om. Mange tilbydere feiler fordi de overser viktige detaljer eller misforstår kravene. Dette kan føre til at du ikke blir belønnet for det du tilbyr, eller i verste fall at tilbudet ditt blir avvist.
Sørg for å forstå:
Kvalifikasjonskravene
Tildelingskriteriene
Krav til dokumentasjon
Kontraktsvilkårene
Særlig viktig er det å danne seg et bilde av helheten i konkurransegrunnlaget, hvor krav og føringer kan skjule seg i flere av kapitlene. Overser du noen av disse kan det fort bli dyrt i byggefasen. I tillegg er det viktig å være bevisst på at alt man velger å tilby vil inngå i kontrakten og dermed være bindende. Det er derfor utrolig dumt å tilby noe man ikke får belønning for, men som likevel fordyrer prosjektet.
2. Start arbeidet tidlig
Start arbeidet så tidlig som mulig og sett av nok tid. Dette kan være lettere sagt enn gjort i en travel hverdag, men det å vente til siste liten øker risikoen for feil og manglende dokumentasjon. Det er også vanskelig å finne de gode løsningene som oppdragsgiver premierer hvis du ikke setter av nok tid. Bruk tiden til å:
Avklare uklarheter med oppdragsgiver (still spørsmål)
Undersøke hvilke løsninger som finnes i markedet, særlig når det gjelder tiltak for reduksjon av klimapåvirkning.
Skaffe nødvendige attester og dokumenter, for eksempel ved bruk av underleverandører.
Utarbeide en strukturert og helhetlig besvarelse hvor du viser at du har forstått oppdraget.
Hvor mye tid du bør sette av avhenger selvsagt av omfanget av anbudet du sitte med, men du bør ikke la det gå mange uker etter at anbudet er lagt ut før du setter i gang. Se i det minste gjennom anbudsdokumentene og start de prosessene du vet kommer til å ta lengst tid. Dediker gjerne en person som kan stå for oppfølging av fremdrift i anbudsprosessen.
3. Skill deg ut med en tydelig besvarelse
Offentlige anskaffelser handler ikke bare om pris, men også (i økende grad) om kvalitet. Der hvor pris gjerne utgjorde den største delen av vektingen i tildelingskriteriene kan den nå like gjerne utgjøre godt under halvparten. Skriv tydelige og poengterte svar som viser hvordan din løsning oppfyller eller overgår kravene. Hjelp oppdragsgiver ved å fjerne all usikkerhet rundt tilbudet ditt. Husk at oppdragsgiveren ikke kan gi deg uttelling for det du ikke skriver, uansett hvor godt den ellers måtte kjenne ditt deg og firma. Sørg for å:
Bruk klare overskrifter, avsnitt og punktlister.
Utarbeid en oppdragsbeskrivelse som konkret sier noe om hvordan de ulike delene av prosjektet er tenkt løst.
Dokumenter referanser og erfaringer som er direkte relevante for arbeidene,
Benytt måltall og fakta som understøtter dine påstander (f.eks. spesifiser måltall på HMS eller ytre miljø)
Unngå å ta forbehold eller tilby løsninger med avvik. Prissett disse hvis de er nødvendige.
4. Dokumenter klima- og miljøtiltak
De fleste offentlige anbud inneholder nå krav til klima og miljø. Her kan det være mye å hente på å utarbeide en god beskrivelse med gode, konkrete løsninger. Ofte kan man få en ganske god uttelling uten at det koster veldig mye ekstra. Sørg for å:
Dokumentere miljøsertifiseringer (ISO 14001, Miljøfyrtårn, etc.)
Beskrive hvordan du som leverandør vil jobbe med klima og miljø i akkurat dette prosjektet
Beskrive hvordan din løsning reduserer miljøbelastningen (konkretiser CO2-utslipp, transportavstander, materialforbruk osv.)
Fremheve bærekraftige innovasjoner
Man ser dessverre at det gjerne er mye gjenbruk fra prosjekt til prosjekt når det kommer til klima- og miljø. Her skal det ofte ikke så mye til for å få spisset besvarelsen til å gjelde akkurat dette prosjektet. Dette er lavthengende frukt som du vil bli premiert for. Du vet heller aldri hva konkurrentene kommer til å tilby, så i mange tilfeller vil det uansett lønne seg å gjøre et forsøk på å heve leveransen på dette punktet, uansett om du kanskje tenker at det du tilbyr ikke vil utgjøre så mye.
5. Pris riktig
Pris er viktig, men det billigste tilbudet vinner ikke alltid. Offentlige oppdragsgivere ser på:
Forholdet mellom pris og kvalitet
Livssykluskostnader
Eventuelle merverdier du kan tilby
Her er det viktig å tidlig sette seg ned og legge en strategi for hvor mye du ønsker å legge i kvalitet opp mot hva det vil koste deg. Se konkret på hvordan du vil premieres for de ulike løsningene du tilbyr. Dette vil variere fra anbud til anbud ut ifra hvordan tildelingskriteriene er utformet. Et prosjekt med 100% utslippsfrie maskiner vil nok gi deg en god poengsum på klima og miljø, men kanskje fordyre prosjektet såpass at du taper på pris. Det er helheten som teller.
6. Kvalitetssikre tilbudet
Før innlevering bør du:
Gjøre en grundig internkontroll. Oppfyller du alle kvalifikasjonskrav? Er alle tildelingskriterier besvart?
Sikre at alle vedlegg er med
Be en kollega eller ekstern rådgiver lese gjennom. Det er lett å se seg blind på eget arbeid.
Nok en gang avhenger mye tid du bør sette av på omfanget av anbudet du sitte med, men alt fra et par arbeidsdager til en uke bør du forsøke å få til.
7. Lær av tidligere anbud
Dersom du ikke vinner, be om en evaluering fra oppdragsgiver. Be gjerne om konkrete forbedringspunkter under hvert tildelingskriterie. Bruk denne innsikten til å forbedre fremtidige tilbud.
Ønsker du profesjonell bistand til anbudsprosesser? Ta kontakt for en uforpliktende prat om hvordan vi kan hjelpe deg å vinne flere kontrakter!